MAIL MERGE : PENGERTIAN, FUNGSI, DAN CARA MEMBUAT MAIL MERGE

 

Pengertian Mail Merge

Mail merge merupakan salah satu fitur yang ada pada Microsoft Word yang dapat digunakan oleh pengguna untuk membuat undangan, surat ataupun jenis dokumen lainnya dalam waktu yang lebih cepat.

Dalam bahasa Indonesia, istilah mail merge dapat didefinisikan sebagai surat masal. Dengan memahami artinya, maka dapat diketahui bahwa fitur mail merge ini digunakan untuk membuat dokumen, contohnya seperti surat dan dokumen lain dengan jumlah banyak atau lebih dari satu.

Dengan menggunakan fitur mail merge ini, aktivitas pengiriman undangan pun akan menjadi lebih praktis dan cepat, dikarenakan pengguna tidak perlu membuat undang satu persatu untuk setiap penerima, meskipun identitasnya berbeda-beda.

Tidak hanya undangan saja, mail merge juga dapat digunakan untuk memudahkan pengguna dalam membuat dokumen lainnya contohnya seperti invoice tagihan, katalog, newsletter, sertifikat dan lain sebagainya.

Fungsi Mail Merge

Fitur mail merge dari Microsoft Word ini memiliki beberapa fungsi, di antaranya ada 6 fungsi utama dari fitur mail merge yaitu membuat surat, membuat undangan, membuat sertifikat, membuat katalog, membuat inventori serta membuat email lainnya. Selain keenam fungsi tersebut, ada pula beberapa fungsi yang dapat dinikmati oleh pengguna Microsoft Word yang menggunakan fitur mail merge, berikut penjelasannya:

1. Mempermudah pekerjaan dalam berkirim surat

Dengan fitur mail merge, pekerjaan mengirim surat dalam jumlah banyak akan menjadi lebih mudah. Pengguna dapat membuat dokumen utama atau main document yang menjadi template, sehingga akan memperkecil kesalahan.

Pengguna juga dapat mengatur surat sesuai dengan data penerima. Contohnya seperti nama penerima, alamat penerima dan data lainnya.

2. Pekerjaan menjadi lebih cepat dan praktis

Fungsi kedua dari mail merge adalah dapat menyiapkan dokumen serta mengirimkan dokumen tersebut ke banyak penerima sekaligus. Dengan fitur satu ini, tentu saja pekerjaan akan menjadi lebih cepat, praktis erta lebih efisien. Pengguna fitur mail merge tidak perlu membuang waktu dikarenakan harus melakukan pekerjaan lain yang tidak penting. Contohnya seperti mengirimkan dokumen satu persatu.

3. Dapat membuat banyak jenis dokumen

Fitur mail merge pada Microsoft Word dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis dokumen dan tidak hanya surat saja. Selain keenam fungsi yang telah dijelaskan sebelumnya, mail merge juga dapat membuat amplop, label dan lainnya.

Hanya dengan satu fitur saja, kalian dapat membuat banyak dokumen. Karena kegunaannya inilah, mail merge banyak digunakan oleh HRD, sekretaris dan profesi lain yang membutuhkan membuat dan mengirim banyak dokumen.

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word

Setelah mengetahui apa itu fitur mail merge dan fungsi dari fitur mail merge pada Microsoft Word, barulah kalian siap untuk mengikuti tutorial membuat mail merge. Berikut penjelasannya.

• Membuat dokumen sumber data

Langkah pertama yang harus kalian lakukan jika ingin membuat mail merge pada Microsoft Word adalah dengan membuat dokumen sumber data lebih dulu di Microsoft Excel. Sumber data didesain secara khusus, sesuai dengan kebutuhan setiap pengguna, sehingga sumber data harus dibuat secara manual.

Contohnya jika kalian ingin mengirimkan data ke banyak penerima dengan alamat yang berbeda-beda sekaligus, maka kalian perlu mengisi dokumen sumber data berupa nama penerima, alamat penerima. Selain itu, kalian juga mengisi data tambahan contohnya seperti nomor telepon dan data lain yang dibutuhkan.

Dokumen sumber data merupakan komponen utama jika ingin membuat mail merge. Dokumen sumber data juga disebut sebagai file data sources dan harus ada agar proses pembuatan mail merge menjadi lebih mudah dan lancar.

• Membuat dokumen utama

Setelah selesai membuat dokumen sumber data, maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama. Dokumen utama atau main dokumen dibuat di Microsoft Word.

Tentang isi dari dokumen utama, hanya perlu disesuaikan dengan kebutuhan dari setiap pengguna. Contohnya jika kalian ingin membuat surat undangan rapat, maka isi dari dokumen utama harus sesuai dengan surat undangan rapat tersebut.

Bisa saja, mail merge digunakan untuk nama serta alamat penerima yang tertera pada badan surat atau mail merge juga dapat digunakan untuk membuat amplop yang membukus surat undangan tersebut.

Jadi, intinya, fitur dari mail merge ini akan mempermudah pengguna jika kalian ingin memasukan data diri penerima yang banyak dan berbeda-beda.

• Menggabungkan sumber data dengan dokumen utama 

Setelah kedua komponen dokumen mail merge siap, maka kalian hanya perlu menggabungkan kedua dokumen tersebut. Caranya adalah berikut ini:

• Pastikan dokumen utama dalam keadaan terbuka.
• Kemudian pilihlah menu sub Mailing (surat) yang ada pada Microsoft Word.
• Lalu klik menu Start Mail Merge. Lalu di bawahnya kalian akan menemukan menu Letters, E-mail Messages, Envelopes, Labels serta Directory. kalian, bisa memilih salah satu sesuai dengan kebutuhan. Contohnya, apabila kalian ingin membuat amplop, maka pilihlah menu Envelopes.
• Setelah itu, beralih dengan memilih sub menu dan memiliki Select Recipient, kemudian klik menu Use Existing List. Masukan sumber data yang sebelumnya dibuat di Microsoft Excel.
• Setelah dipilih, maka dokumen utama akan secara otomatis terhubung dengan sumber data. kalian hanya perlu memilih sumber data yang tepat saja.

• Mengatur tata letak

Setelah dokumen utama dan dokumen sumber data terhubung, langkah selanjutnya yang perlu kalian lakukan adalah memastikan bahwa tata letak dari sumber data dengan dokumen utama telah sesuai dengan yang kalianinginkan.

Contohnya, untuk kolom nama pastikan telah terhubung dengan daftar nama yang ada pada dokumen sumber data. Untuk melakukannya, kalian hanya cukup meletakan kursor pada sebelah kolom Nama, kemudian memilih sub menu Insert Merge Field dan terakhir pilih kolom Nama. selanjutnya, kalian hanya perlu melakukan langkah tersebut berulang untuk menghubungkan alamat, nomor telepon dan data lain.

• Melakukan pengecekan pada preview, simpan dan cetak

Agar tidak terjadi kesalahan, kalian perlu memastikan dua kali bahwa data-data yang dimasukan sudah benar. Caranya adalah dengan mengecek pada sub menu preview results.

Dengan memilih menu tersebut, maka akan muncul dokumen utama dengan data-data yang telah terisi secara otomatis. Kemudian untuk pindah ke data selanjutnya, kalian hanya perlu memilih menu Next Record.

Jika seluruh data yang dimasukan sudah benar, maka kalian bisa menyimpan mail merge di Microsoft Word dengan cara memilih sub menu Finish and Merge. Ketika memilih menu Finish and Merge, maka kalian akan melihat 3 pilihan berikut ini:

• Edit individual document, dengan pilihan ini maka kalian bisa menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru.
• Print document pilihan yang digunakan untuk mencetak dokumen mail merge.
• Send email messages digunakan apabila kalian ingin mengirim file dokumen utama.

Membuat Mail Merge dengan Data di MS-Excel

Fitur mail merge tidak hanya dapat digunakan pada Microsoft Word saja, akan tetapi juga dapat digunakan pada MS. Excel. Kelebihan membuat mail merge melalui MS. Excel adalah lebih mudah untuk menambahkan serta mengontrol data. Selain itu, kalian juga akan lebih mudah menyalin data ke lembar kerja lain yang baru atau lama. Berikut cara membuat mail merge dengan sumber data pada MS. Excel:

Seperti halnya membuat mail merge pada MS Word, langkah pertama yang harus dilakukan untuk membuat mail merge pada MS Excel adalah dengan membuat sumber data lebih dulu.

Untuk membuat sumber data pada MS.Excel ada beberapa syarat yang harus dipenuhi. Berikut beberapa syaratnya:

• Judul kolom harus terdiri dari satu baris.
• Tabel MS.Excel harus diberi nama range.

Setelah memenuhi syarat membuat sumber data, maka kalian hanya perlu memasukan data-data yang diperlukan untuk membuat mail merge. Agar lebih jelas, simak tutorial berikut.

1. Buka MS.Excel dan klik blank workbook.
2. Ketika data sesuai kebutuhan pada Sheet 1. Lalu ganti nama file menjadi Data.
3. Pilih atau blok data mulai dari kolom A1 hingga H11 dengan cara drag dan drop.
4. Beri nama range, dengan cara mengklik Name Box dan menekan tombol Enter.
5. Pilih opsi save atau simpan pada menu Quick Acces a Toolbar atau dengan mengklik menu File dan pilih menu Save untuk menyimpan data pada MS.Excel. Tentukan folder tempat penyimpanan seperti menyimpan file pada umumnya dan beri nama Data-3.xlsx.
6. Bukan dokumen baru pada MS.Excel.
7. Format dokumen sumber data sebagai dokumen induk dari mail merge.
8. Ulangi langkah 5 dan beri nama file sebagai Sura-3.docx.
9. Hubungkan dokumen utama dengan sumber data dengan cara mengklik tombol Select Recipients yang ada pada tab Mailings dan pilih grup Start Mail merge.
10. Klik menu Use an Existing List, dikarenakan mail merge mengambil sumber data yang sebelumnya telah dibuat. Setelah itu, Microsoft Word akan menampilkan kotak dialog berjudul Select Data Sources.
11. Tentukan folder penyimpanan file sumber data dan pilihlah nama file Data-3. Agar memudahkan , pada kalian bagian dropdown All Data Source kalian bisa memilih Excel File dan klik tombol Open.
12. Kemudian, akan muncul kotak dialog Select Table dan pilih nama range sesuai yang diinginkan lalu klik OK.
13. Setelah dokumen utama serta sumber data terhubung, kalian dapat menyisipkan field  saru dokumen sumber data ke dalam dokumen utama dengan cara memilih tombol dropdown Insert Merge Field yang ada pada tab Mailings, grup Write and Insert Fields.
14. Siapkan field pada setiap bagian.
15. Untuk melihat hasil sementara dari mail merge, kalian bisa mengklik tombol Preview Results yang dapat kalian temukan pada tab Mailings dan grup Preview Results.
16. Untuk menggabungkan mail merge dalam dokumen bari, kalian bisa mengklik tombol Finish and Merge yang ada pada tab Mailings dan pilih grup Finish dan pilih Edit Individual Documents.
17. Lalu, pada kotak dialog Merge to New Document, kalian bisa mengaktifkan pilihan All lalu klik OK.